Gestire i dipendenti in trasferta: come fare e alcuni strumenti utili

TRENTO. Le trasferte dei dipendenti sono una procedura che interessa sia le aziende di grandi dimensioni che le Pmi. Si tratta di spostamenti che tendono a presentare dei costi spesso importanti e che richiedono una gestione puntuale e precisa, anche per farsi trovare in regola a livello fiscale.

La digitalizzazione permette di disporre di soluzioni di ultima generazione e capaci di offrire benefici concreti. Tra le più interessanti troviamo le app gestione dipendenti. Il tratto distintivo è la presenza di tecnologie di ultima generazione nonché una fruizione conseguibile sia da pc che da mobile, anche quando il lavoratore è fuori sede. Uno dei vantaggi è quello di avere la nota spese e i rimborsi pienamente sotto controllo, a fronte di una documentazione redatta in maniera precisa e in minor tempo.

In questo articolo analizziamo come vanno gestite le trasferte dei dipendenti e il ruolo della digitalizzazione nell’ottimizzare diversi passaggi.

Spese di trasferta: di cosa parliamo. Cosa sono le spese di trasferta? Si tratta dei rimborsi che l’azienda deve garantire a quei dipendenti che si trovano a effettuare gli spostamenti presso un luogo differente da quello abituale per lo svolgimento delle loro stesse mansioni.

La trasferta può avvenire con cadenza occasionale oppure temporanea, all’interno dei confini nazionali come fuori dagli stessi, secondo una durata piuttosto variabile: si va da un giorno fino a diverse settimane e in alcuni casi persino mesi.

Che tipo di spese si trovano a sostenere le imprese? Vediamo quelle più comuni: costi degli spostamenti. È uno dei parametri più complessi da calcolare, dal momento che la situazione tende a variare a seconda che la persona utilizzi un veicolo di proprietà oppure no. Le tipologie di rimborso sono molteplici e la più comune contempla il cosiddetto rimborso chilometrico. Vanno anche aggiunte le spese per il parcheggio e quelle relative all’acquisto dei biglietti di mezzi quali aereo/treno; vitto e alloggio; procedure e misure di supporto che spettano al collaboratore in virtù del contratto.

I passaggi contabili sono diversi e richiedono una convalida precisa sotto diversi punti di vista, onde evitare possibili errori che potrebbero impattare negativamente sull’azienda, a livello del core business come del fatturato.

Il ruolo della digitalizzazione nella gestione dei dipendenti. La digitalizzazione dei processi aziendali è uno degli eventi più significativi degli ultimi anni per quanto riguarda lo sviluppo e l’introduzione delle nuove tecnologie.

Parliamo di soluzioni che consentono di ridurre sia i costi di gestione che le tempistiche relative alle diverse pratiche amministrative. Qualcosa che interessa anche le note spese dei dipendenti che si trovano in trasferta. Ciò si traduce nella realizzazione di software che permettono il caricamento e delle spese effettuate dai lavoratori, a fronte di una semplificazione di tutto ciò che ruota intorno ai rimborsi.

I programmi sono realizzati in genere in versione app, il ché li rende facilmente fruibili da qualunque luogo, in Italia e nel mondo. Tale procedura presenta anche un altro vantaggio ed è legato alla possibilità di agire su eventuali errori e incongruenze, di natura contabile e non solo, che diversamente tenderebbero a passare inosservati.

L’applicazione mette infatti l’azienda nelle condizioni di monitorare e verificare i giustificativi, ovvero i documenti relativi alle spese anticipate dai lavoratori, prima di renderli operativi a tutti gli effetti. Il risultato è una riduzione tanto dei tempi che degli errori, a fronte di una gestione ottimale dei dipendenti da parte del comparto amministrativo.

Un modus operandi che dà maggiore sicurezza e serenità anche ai lavoratori, a fronte di un rapporto improntato sulla massima chiarezza da ambo le parti, con una limitazione dei fraintendimenti.

Alcune best practices. Si dice che “chi ben comincia è a metà dell’opera”. Un rapporto di lavoro improntato sulla trasparenza è qualcosa che si rivela capace di dare risultati e benefici duraturi. Ciò riguarda anche il rimborso delle trasferte, per il quale il datore di lavoro è importante che definisca alcuni fattori di base, inerenti tanto le soluzioni di vitto e alloggio, quanto la gestione del rimborso chilometrico e delle altre spese. Meglio concordare una linea di comportamento in anticipo.

Come controllare le spese realizzate effettivamente dal dipendente (e il fatto che corrispondano con quanto stabilito)? Il modo migliore è quello di utilizzare proprio un software di gestione dei dipendenti , il quale permette di organizzare la ricezione della documentazione relativa alle note spese in tempo reale. Il datore di lavoro viene sistematicamente aggiornato su quanto fatto da parte dei dipendenti e può verificare in tempo reale se stanno spendendo una cifra superiore a quella effettivamente necessaria nonché spettante nel rimborso.

La situazione risulta interamente sotto controllo, dall’inizio alla fine: dalla fase preliminare a quella del rimborso fino alla conservazione dei documenti relativi ai singoli costi sostenuti. Una soluzione che consente di farsi trovare in regola dal punto di vista fiscale e con tutti i documenti a portata di mano in caso di controllo da parte delle autorità competenti.